pulsa-logo

Tips Mengatur File Agar Lebih Rapi


Fauzi

Kamis, 12 Juni 2014 • 11:24


Berapa banyak arsip digital (file) yang disimpan dalam perangkat-perangkat yang Anda miliki? Ratusan, ribuan? Atau jutaan? File musik, foto, pekerjaan atau dokumen sekolah, semuanya bercampur menjadi satu dan amat sulit ditelusuri.

Anda bisa saja mencari file menggunakan fungsi “Search” atau “Find” dalam komputer atau tablet untuk menemukan sebuah file, tapi biasanya hal ini akan menunjukkan banyak file yang mirip dengan file yang diinginkan, namun bukan file yang dituju. Penyebabnya adalah karena proses pencarian di komputer akan menelusuri deskripsi serta nama file beserta kata kunci lainnya yang terdapat di dalam file. Anda membutuhkan sebuah sistem untuk mengorganisir file supaya bisa ditemukan dengan cepat.

Sistem pengaturan arsip digital sebenarnya disesuaikan dengan selera dan kebiasaan masing-masing pengguna, tapi beberapa hal di dalamnya bisa membantu Anda merapikan timbunan file-file yang terlihat berantakan.

  • Jangan asal simpan semua file, dan rajinlah menghapus file yang sudah usang. Mengapa? Karena kalau Anda tidak menyimpansuatu file, maka Anda tidak perlu merapikannya. Hapuslah file-file yang memiliki duplikat, hapus file-file lama yang sudah tidak terpakai, dan jangan langsung mengunduh setiap lampiran e-mail yang masuk. Contohnya: Ketika Anda mengambil foto, hapuslah file-file yang terlihat buram, goyang, atau yang komposisinya buruk sebelum disalin ke dalam komputer.
  • Beri nama file yang detail dan konsisten. Ambil contoh ketika Anda sedang mencari kerja, dan Anda perlu mengirimkan resume. Masalahnya, file di laptop Anda bernama “resume.doc”, “resume1.docx” dan “resume2.docx”. Daripada menghabiskan waktu untuk memeriksa yang mana yang paling baru, Anda bisa memberi nama yang lebih jelas. Gunakan tanggal dan kata kunci untuk memudahkan pencarian, contohnya “resume-2014-01-05.docx” atau “resume-2014-informatika.doc”. Ini akan membuat pencarian file lebih efisien.
  • Jangan buat struktur folder yang terlalu rumit. Anda tidak memerlukan berjuta-juta sub-folder untuk menjaga kerapihan file(kecuali Anda menyimpan dokumen rahasia). Selama Anda tidak menimbun semua file ke dalam satu folder “Documents” yang berukuran raksasa, Anda sebenarnya sudah tergolong cukup rapih dalam menyimpan berkas digital. Cukup ciptakan satu folder untuk jenis file atau proyek tertentu yang masih dikerjakan dan paling sering diakses; buatlah secukupnya.
  • Tempatkan file yang baru di tempat yang benar dengan segera! Gunakan sistem yang sudah Anda buat untuk semua file, setiap saat. Pastikan bahwa Anda menyimpan lagu, foto, dan dokumen di folder yang sesuai setelah Anda klik “Save” atau “Download”. Jadikan ini kebiasaan, maka berkas-berkas Anda akan tetap rapi.
  • Gunakan shortcut yang cerdas. Misalnya, apakah ada file spreadsheet yang sedang sering diakses? Apakah Anda selalu mengunduh musik ke folder yang sama di drive backup yang terpisah? Buatlah shortcut atau alias untuk file dan folder tersebut, lalu letakkan di desktop komputer Anda. Dengan demikian, Anda tetap menyimpan file atau folder tersebut di tempat yang terpisah, tapi bisa mengaksesnya hanya dalam sekali klik.

Setelah file-file Anda tertata dengan rapi, Anda bisa mencari file dengan lebih cepat dan mengaksesnya dari berbagai perangkat menggunakan aplikasi contohnya Seagate Media App. Software ini secara otomatis mengorganisir file menurut jenisnya masing-masing, sehingga Anda bisa memutar film, melihat foto, mendengarkan musik serta menyunting dokumen dengan mudah. Software Media App ini bekerja dengan perangkat Seagate Central, Seagate Wireless Plusserta LaCie Fuel, dan tersinkronisasikan secara otomatis dan nirkabel dengan tablet, smartphone dan komputer Anda.

Special thanks to Vermount Hoh, Senior Product Marketing Manager, Seagate Technology.